Qui trình hoạt động các bộ phận trong khách sạn Cửa Lò

[csvnam]

Khách sạn cửa Lò được chia theo công năng thành 5 bộ phận riêng biệt: phòng , các nhà hàng & quầy uống , kế toán , tiếp thị thương nghiệp và vấn đề nhân sự. Các trưởng bộ phận này thông cáo trực tiếp trên GM. Mỗi bộ phận được chia ra thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 5 bộ phận lớn biểu hiện sự chuyên trị hóa nghề nghiệp cao hơn từ thời gian này kiến thức các kỹ năng của công chức trong mỗi đơn vị nhỏ cũng sâu hơn.
A. Bộ phận phòng:
Bộ phận phòng thực hành công năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận , tình hình phòng trống , phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được đáp lại ngay qua thơ từ hoặc qua fone. Khi khách ở khách sạn , vệ sinh sạch sẽ các khu vực ấn độ dương công cộng cũng như khu vực ấn độ dương tiền sảnh phải được bảo đảm. Nếu khách có thắc mắc gì , phải được giải quyết ngay. Đây là một số công năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hành , bộ phận phòng được chia thành một nghề nghiệp chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp , các đơn vị nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:

- Bộ phận tiền sảnh ( Front-office ): đón tiếp khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng ký và trả phòng. Các fone viên của khách sạn và các công năng thông cáo liên lạc phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office. Viên chức phụ trách hành lý của khách cũng thuộc bộ phận này.
- Tổ đặt phòng ( Reservations ): tiếp nhận khách và theo dõi chặt chẽ các phòng được đăng ký trước ở khách sạn.
- Bộ phận tầng phòng: Chịu bổn phận lau dọn phòng ở của khách sạn và các nơi công cộng trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: phụ trách bảo đảm an toàn cho khách.
- Bộ phận kỹ thuật: phụ trách về việc vận hành và bảo trì tuốt cơ sở vật chất của khách sạn , bao gồm: Điện , cơ khí , hệ thống sưởi , máy Hài hòa không khí , bơm , thực hành những tu sửa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
Trong bộ phận phòng thừa thãi nghề nghiệp phụ thuộc lẫn nhau , bởi thế rất cần sự điều phối chặt chẽ các hoạt động giữa các đơn vị nhỏ.
Giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận đặt phòng khách sạn cửa lò có mối liên tưởng khắn khít. Mỗi ngày tổ đặt phòng ( Reservations ) phải thông cáo trước cho bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) số phòng trống để bảo đảm việc luôn cập nhật hóa số lượng phòng trong tình trạng sẵn sàng có xác xuất cho thuê. Ngược lại , bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến thuê phòng ( họ là những người không đặt phòng trước ).
na ná như thế , giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận phục vụ phòng ( Housekeeping ) cũng có những mối liên tưởng. Các thông cáo về tình hình phòng ốc phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả phòng ( check-out ) , bộ phận tiền sảnh ( front-office ) phải thông cáo cho bộ phận phục vụ phòng ( housekeeping ) để bộ phận này lau dọn phòng. Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong , Housekeeping phải thông cáo cho bộ phận tiền sảnh để họ có xác xuất cho khách thuê. Đó là ví dụ về hình thái giao tiếp tương hỗ. Các mắc xích khác trong bộ phận phòng minh họa cho hình thái phụ thuộc liên tục , diễn ra khi đầu ra của một đơn vị kia.
Cũng như thế , bộ phận phòng chẳng thể cung cấp một phòng đủ điều kiện cho khách nếu bộ phận giặt giũ không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Một ví dụ khác liên tưởng đến sự truyền đạt cho nhau những thông cáo từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật chẳng thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng Bị lấp báo.
Đó là những ví dụ mối phụ thuộc tương hỗ và liên tục tồn tại giữa các đơn vị riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách hiệu quả trong trường hợp có những mối phụ thuộc trên , đòi hỏi kế hoạch , thủ tục , Các quy định Bắt đầu làm phải được Các quy định hóa và thời kì được quy định rỏ rành. Việc kết hợp giữa các đơn vị ấy phải luôn luôn liên tưởng trực tiếp với nhau.
B. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
công năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi quán trọ chỉ có một phòng ăn thì nghề nghiệp rất đơn giản.
Nhưng với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ Rắc rối hơn nhiều. Có khả năng sẽ có một quầy giải khát xinh xắn bên bờ hồ bơi , một tổ phục vụ tại phòng ( chuyên phục vụ thức ăn , đồ uống tại phòng ) , một quầy rượu ở phòng đọc báo , một quầy rượu ở khu vực ấn độ dương tiền sảnh v.v… Đó là những khu vực ấn độ dương đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống , thỉnh thoảng tổng cộng có đến 19 điểm phục vụ thức ăn và đồ uống biệt lập , không kể tổ phục vụ tại phòng! Đại khái tất thảy những điểm phục vụ này đều có công năng riêng của mình trong hoạt động rộn rã của khách sạn. Một số nơi khác , không chỉ giản đơn về công năng phục vụ ẩm thực bình thường mà còn có những công năng phục vụ khác trong chu kỳ 24 tiếng đồng hồ. Từ thời gian này , có xác xuất nói là hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống là những hoạt động khôn xiết Đa chủng và phong phú. Ngoại giả , đề nghị về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có công năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
- Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”. Trong khách sạn 500 phong , người đứng đầu của đơn vị này là bếp trưởng ( executive chef ) người này trong bất luận mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có Cướp lấy quyền thế và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp phụ trách các khu vực ấn độ dương bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao lăm thì tổ chức Bếp cũng Rắc rối bấy nhiêu.
- phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt: Bộ phận “phục vụ bàn”. Trong khách sạn lớn , thường có một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm , quản đốc nhà hàng , các công chức “phục vụ bàn” và công chức dọn dẹp. Ở các khách sạn tầm cỡ còn có bộ phận đặc biệt chỉ chịu bổn phận việc “phục vụ tại phòng”. Vì lợi nhuận đối với thức uống có cồn cao cho nên khách sạn còn thành lập một bộ phận riêng để phục vụ và bán đồ giải khát có cồn.
hầu hết hội nghị có tầm cỡ và những buổi tiệc tùng , chiêu đãi v.v… thường được tổ chức tại các khách sạn Có sẵn loại dịch vụ.
Một hội nghị , theo đúng Các quy định , thường sử dụng các phòng họp để tổ chức chuyên đề bao quát và những phương tiện lớn khác cho các buổi đại tiệc. Cũng có khi khách chỉ cần tổ chức những buổi tiệc nhỏ , lễ nhạn hoặc các cuộc họp của giới kinh dinh v.v… từ thời gian này , khách sạn phải sẵn sàng để phục vụ mọi đề nghị của khách.
lần chót , việc lau chùi , vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống , lau rửa chén đĩa được giao cho một đơn vị gọi là bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp”.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan tâm đến hai yếu tố:
1. Sự dị biệt về chuyên trị trong từng bộ phận nhỏ.
2. Sự phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.
Sau đây là một số dị biệt về kỹ năng chuyên trị ở bộ phận nhà hàng và quầy uống: Tổ “quản lý vật dụng bếp” phải có kỹ năng về canh gác sắp xếp.
Kỹ năng gặp mặt với khách rất nhu yếu đối với công chức phục vụ nhà hàng.
Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” phải biết tổ chức và biết tính toán về hiệu quả của công việc.
Quản đốc “quầy uống” phải biết kiểm soát và có bổn phận với công việc.
mặc dầu có sự chuyên trị hóa cao trong nghề nghiệp ở các bộ phận nhỏ , nhưng phải có sự hiệp tác và kết hợp liên tục giữa các bộ phận này thì mới có xác xuất thực hành có hiệu quả được.
Một hội nghị chiêu đãi chẳng thể nào tổ chức được nếu không có những gắng gổ của tổ phục vụ hội nghị và tổ phục vụ “chiêu đãi tiệc” cùng với Bếp , các quầy rượu và tổ “quản lý các vật dụng nhà bếp” v.v…
Cũng như bộ phận phòng , mối liên tưởng giữa các hình thái phụ thuộc , liên tục và tương hỗ tồn tại trong nhiều khâu công năng khác nhau là rất Rắc rối trong bộ phận nhà hàng & quầy uống. Đó là một gánh nặng đối với các quản đốc và cả đối với công chức trong việc điều phối ở bộ phận này.
C. Thương nghiệp & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít giao tiếp với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên , sự phân việc cho các công chức điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang gắng gổ chào mời thu hút. Các trưởng điều hành thương nghiệp thỉnh thoảng cũng được chia thành các tổ nhỏ dựa trên các vùng địa lý nhà nước. Tuy thế , các công chức tiếp thị và thương nghiệp làm việc độc lập trong phần th? trý?ng được phân việc , từ thời gian này ít có Sự tình trong nội bộ.
D. Nhân sự:
Bộ phận vấn đề nhân sự không phụ thuộc khách hàng , không dính dáng gì đến kinh dinh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận vấn đề nhân sự được chia thành ba bộ phận công năng nhỏ hơn: khâu mộ người công chức , khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc vấn đề nhân sự được xem như chuyên gia về luật cần lao của nhà nước , có xác xuất làm mướn tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về Sự tình này. Mặc dù ba đơn vị công năng nhỏ trên có mối liên tưởng với nhau , nhưng không có Sự tình nan giải trong các hình thái phụ thuộc dây chuyền. Khó khăn của bộ phận vấn đề nhân sự phát sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
chẳng hạn mặc dầu bộ phận vấn đề nhân sự mộ người , phỏng vấn và sàng lọc các công chức có triển vọng , nhưng quyết định thuê công chức lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật , sự đóng góp của bộ phận vấn đề nhân sự chỉ được Phạm vi trong phạm vi cố vấn hoặc diễn giải các Sự tình mang tính pháp lý. Công hiệu của bộ phận vấn đề nhân sự tùy thuộc phần lớn vào khả năng của Giám đốc các bộ phận khác.
E. Bộ phận kế toán:
bộ phận kế toán thực hành hai công năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao thiệp về tài chính , chuẩn bị và diễn giải các bản thông cáo định kỳ về các kết quả hoạt động đạt được. Nhiệm vụ luôn luôn bao gồm việc chuẩn bảng lương , kế toán thu và kế toán chi. Chức năng này là nhiệm vụ của người trưởng trợ tá kiểm soát tài chánh. Ngoại giả bộ phận kế toán còn có công năng liên tưởng đến các lĩnh vực khác của khách sạn: Đó là kế toán giá thành và kiểm soát các chi phí của tuốt hoạt động trong khách sạn. Thực tế , nghề nghiệp này là của bộ phận kiểm soát chi phí & giá thành hơn là bộ phận kế toán. Hai khu vực ấn độ dương mà bộ phận nhà hàng & quầy uống.
Tổ thu ngân ( cashier ) ở bộ phận tiền sảnh ( front-office ) của bộ phận kế toán chịu bổn phận theo dõi chặt chẽ tất thảy việc thu tiền , tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày công chức kiểm toán ca đêm phải thẩm tra , vào sổ tất thảy các hóa đơn tiêu & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Mặc dù những công chức này làm việc tại bàn tiếp tân nhưng nhiệm vụ là thâu ngân bằng cách gặp mặt với khách hàng để thu tiền , vì họ là công chức của bộ phận kế toán nên phải thông cáo công tác lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu.
Bộ phận kế toán cũng có mối giao tiếp với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Địa ngục kiểm soát giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán , họ theo dõi các doanh thu lẫn chi phí của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống thông cáo lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu. Rà soát viên giá thành trong bộ phận nhà hàng & quầy uống là chính xác tính chính xác và hợp lý của tất thảy các khoảng doanh thu từ nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu bổn phận theo dõi chặt chẽ và viết thông cáo hàng ngày các khoảng chi phí về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp , bộ phận kế toán cũng chịu bổn phận thiết kế hệ thống kiểm soát và Xếp đặt khắp khách sạn cửa lò.
Qua thể hiện trên , bộ phận kế toán chỉ là một đơn vị thụ động được gắn liền với việc cất giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thật ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoại giả , bộ phận kế toán còn có bổn phận đối với hệ thống thông cáo quản lý trong toàn khách sạn.
Hai điểm cuối về bổn phận của kế toán cần được nêu là:
- Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc lương lậu và thông cáo hầu hết các bản báo cáo tài chính và hoạt động doanh thu của khách sạn. Qua công năng này , nó đóng một vai trò tham mưu quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các quyết định chuẩn bị ngân sách.
Khách sạn cửa lò